Prospectos

Por qué importa

Un prospecto es una oportunidad de venta: alguien que mostró interés en lo que tu empresa vende y que está en proceso de evaluación, cotización o decisión. El módulo Prospectos es donde gestionas tu embudo de ventas — la lista de oportunidades activas, con su estado, monto estimado, fecha esperada de cierre, y quién en tu equipo es responsable.

Mantener prospectos al día es la diferencia entre vender bien y dejar dinero en la mesa.

Crear un prospecto

Tres caminos:

• Desde un contacto existente: abre el contacto → pestaña Prospectos → Crear. El prospecto queda vinculado al contacto.
• Desde el módulo Prospectos: barra lateral → Prospectos → Crear. Eliges contacto y compañía manualmente.
• Automático desde web: un formulario público en tu sitio crea el prospecto sin que tú hagas nada. Más en Formularios públicos.

Llena:

• Nombre del prospecto — descripción corta ("Licencia ERP 50 usuarios - Acme Corp").
• Contacto y Compañía.
• Monto estimado.
• Probabilidad de cierre (%).
• Fecha esperada de cierre.
• Fuente — cómo llegó (referido, web, evento, llamada en frío).
• Responsable — qué vendedor lo lleva.

El embudo del prospecto

El campo Etapa marca dónde está en tu proceso de venta:

• Nuevo — apenas llegó, nadie lo ha contactado todavía.
• Calificado — confirmamos que es un prospecto real con presupuesto.
• Demo — agendamos demostración.
• Propuesta — enviamos presupuesto.
• Negociación — el cliente está negociando precio o términos.
• Ganado — cerramos la venta.
• Perdido — el cliente decidió no comprar (o eligió a un competidor).

Tu administrador define las etapas exactas según el proceso de tu empresa.

La vista kanban del módulo Prospectos es ideal para ver tu embudo de un vistazo y arrastrar prospectos entre etapas conforme avanzan.

Convertir un prospecto ganado

Cuando ganas un prospecto:

1. Abre el prospecto → Editar.
2. Cambia Etapa a Ganado.
3. Llena Fecha de cierre real y Monto final.
4. Guardar.

A partir de aquí, normalmente generas presupuesto formal y factura, los cuales quedan vinculados al prospecto.

Marcar como perdido

Si el prospecto no se concreta:

1. Abre el prospecto → Editar.
2. Cambia Etapa a Perdido.
3. Llena Razón de pérdida (precio, competidor, mal momento, no calificado, otro).
4. Guardar.

No lo elimines — perdidos sirven para análisis: ¿por qué perdemos? ¿en qué etapa nos caen los prospectos? ¿qué competidores ganan más seguido?

Reportes de ventas

Desde Reportes verás:

• Embudo de ventas — cuántos prospectos en cada etapa, monto agregado.
• Pronóstico de ventas — monto esperado a cerrar en los próximos 30/60/90 días.
• Tasa de conversión — % de prospectos ganados vs total.
• Tiempo promedio de ciclo — cuánto tardan los prospectos en cerrar.
• Razones de pérdida — frecuencia de cada razón.

Ten cuidado con

• Mantén las etapas al día. Un prospecto olvidado en "Demo" durante 2 meses distorsiona tus reportes. Si no avanza, márcalo perdido o regresa a "Calificado" con nota.
• No infles el monto. Captura el monto realista, no el ideal. Si un prospecto típico vale $5,000 pero capturas $50,000, tu pronóstico de ventas miente.
• No conviertas demasiado pronto a Ganado. Hasta que tengas firma o pago confirmado, el prospecto sigue en negociación. Marcar Ganado prematuro distorsiona métricas.
• Asigna responsable claro. Un prospecto sin responsable se queda sin atención. Cada prospecto debe tener un vendedor asignado.

A dónde sigue

• Casos — tickets de soporte post-venta.
• Presupuestos — formalizar el monto del prospecto.