Contactos

Por qué importa

El contacto es el centro de toda la información en ZaazCRM. Cada cliente, prospecto, proveedor o persona con quien tu empresa se relaciona es un contacto. A partir del registro del contacto se conectan sus presupuestos, facturas, casos de soporte, correos, llamadas y cualquier interacción. Si el registro del contacto está incompleto o duplicado, todo lo demás se vuelve frágil — vale la pena tomarse el tiempo de hacerlo bien la primera vez.

Crear un contacto

1. En la barra lateral, abre Contactos.
2. Haz clic en Crear (esquina superior derecha).
3. Llena al menos los campos obligatorios (marcados con asterisco rojo):
4. Nombre(s) y Apellido(s) — tal como el contacto se llama.
5. Correo electrónico — el del contacto, no el tuyo. Es la base para enviarle comunicaciones.
6. Teléfono — incluye el código de país (+1, +52, etc.).
7. Llena los campos que apliquen (compañía, puesto, dirección, fuente de contacto, idioma preferido).
8. Haz clic en Guardar.

El sistema asigna un folio automáticamente (por ejemplo CON251). Es el identificador corto del contacto para referenciarlo en conversaciones, presupuestos y correos.

Encontrar un contacto

Tres caminos según lo que sepas:

• Por nombre o correo: búsqueda global (lupa en la barra superior) o el buscador dentro de la lista de Contactos.
• Por folio: búsqueda global. Escribe el folio completo (CON251) o solo los últimos dígitos.
• Por teléfono o cualquier otro campo: búsqueda global, si está configurado como campo buscable. Tu administrador define qué campos entran en la búsqueda.

Si la búsqueda devuelve dos o más registros con el mismo nombre, vale la pena revisar — pudiera ser duplicado. Más en Buscar duplicados.

La vista de detalle del contacto

Al abrir un contacto encuentras:

• Resumen — foto, nombre completo, folio, correo, teléfono, columna lateral con acciones rápidas.
• Datos personales — fecha de nacimiento, identificación oficial, etc.
• Compañía y puesto — si el contacto pertenece a una empresa cliente.
• Dirección — actual y/o histórica.

Y abajo, las pestañas de relacionados, que son donde pasa la mayor parte del trabajo diario:

• Casos — todos los tickets de soporte abiertos o cerrados del contacto.
• Prospectos — oportunidades activas de venta con este contacto.
• Presupuestos y Facturas — historial financiero.
• Correos — todos los correos enviados o recibidos asociados a este contacto.
• Llamadas — historial telefónico.
• Archivos — documentos guardados en la carpeta del contacto.
• Comentarios — notas internas del equipo (no las ve el cliente).
• Línea de actividad — quién hizo qué y cuándo.

Editar un contacto

Haz clic en Editar (esquina superior derecha del detalle), modifica lo necesario y Guardar. Toda modificación queda registrada en la línea de actividad — útil para auditoría si después surge una duda sobre quién cambió qué.

Eliminar un contacto

Eliminar es definitivo en la vista del usuario pero recuperable por un administrador. ZaazCRM usa eliminación suave: el contacto desaparece de tu lista pero queda en una papelera del sistema. Solo elimina cuando estés seguro — si fue por error, pídele a tu administrador que lo restaure desde Configuración → Papelera.

Ten cuidado con

• Duplicados son el problema #1. Antes de crear un contacto nuevo, busca primero. Es común que alguien del equipo ya lo haya registrado con una variante del nombre o desde otra ocasión.
• No metas dos personas en un solo registro. Si dos personas trabajan en la misma empresa cliente, crea dos contactos separados — ambos vinculados a la misma compañía.
• El correo del contacto no es el tuyo. Suena obvio pero ocurre cuando se hace una solicitud inicial: el equipo a veces pone su propio correo "para no perderlo". Eso confunde después cuando se envíen presupuestos o notificaciones — siempre captura el correo del contacto.
• No confundas contacto con prospecto. Un contacto es la persona; un prospecto es una oportunidad de venta con esa persona. La misma persona puede tener varios prospectos a lo largo del tiempo.

A dónde sigue

• Compañías — vincular el contacto con su empresa.
• Prospectos — registrar oportunidades de venta.