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Folios

Por qué importa

Cada contacto, compañía, prospecto, caso, presupuesto y factura tiene un folio: un identificador corto y único como CON251, PRE158, FAC076. El folio reemplaza al nombre largo cuando hablas en interno ("el caso CAS118") o cuando referencias un cobro en un correo al cliente ("su factura FAC076"). Es la "matrícula" del registro.

Cómo se forman

Un folio combina:

  • Un prefijo que identifica el módulo (CON = contacto, COM = compañía, PRO = prospecto, CAS = caso, PRE = presupuesto, FAC = factura).
  • Un número secuencial que crece de uno en uno.

Algunas empresas incluyen el año o la inicial del vendedor responsable. Tu administrador define el formato en la configuración del módulo.

Cómo se asignan

Automáticamente al guardar por primera vez. No los puedes elegir ni saltar — ZaazCRM usa el siguiente número disponible. Esto garantiza que no haya dos registros con el mismo folio dentro de la empresa.

Cómo encontrar un registro por folio

  • Búsqueda global (lupa en la barra superior): escribe el folio completo (CAS118) o solo los dígitos (118). ZaazCRM prioriza coincidencias exactas de folio.
  • Buscador del módulo: si ya sabes en qué módulo está, escribe el folio en su búsqueda.

Folios en correos, llamadas y comentarios

La convención: cuando hables de un registro, usa su folio. "Necesito tu opinión sobre el presupuesto PRE158 de Acme Corp" es mucho más fácil de rastrear que "el presupuesto de Acme" — sobre todo si tienes varios presupuestos para la misma cuenta.

Cuando envíes un correo desde ZaazCRM, los folios suelen incluirse automáticamente en el cuerpo o asunto, según la plantilla.

Ten cuidado con

  • No se pueden cambiar. Una vez asignado, el folio queda. Si necesitas reasignar (por ejemplo, eliminaste un registro y quieres reutilizar el número), pídeselo a tu administrador — no es algo que tú deberías hacer.
  • No te preocupes por saltos. Si por error creaste tres contactos de prueba y los eliminaste, los folios quedan "consumidos" y los siguientes empiezan en el número que sigue. Es normal.
  • Los folios son por empresa, no globales. Tu CAS118 y el CAS118 de otra empresa son registros distintos. No los compartas con personas fuera de tu organización sin contexto.

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