Facturas¶
Por qué importa¶
La factura es el documento formal de cobro: lo que el cliente debe pagar por los productos o servicios entregados. Mientras el presupuesto es una propuesta, la factura es el cobro. ZaazCRM rastrea quién pagó, cuándo, cuánto y cómo — sin que tengas que llevarlo en una hoja aparte.
Crear una factura¶
Dos formas:
Desde un presupuesto aceptado (lo normal): 1. Abre el presupuesto → botón Convertir a factura. 2. ZaazCRM copia los renglones, totales, cliente. 3. Confirmas fecha de emisión y datos fiscales → Guardar.
Manual (cuando no hay presupuesto previo): 1. Barra lateral → Facturas → Crear. 2. Elige cliente. 3. Agrega renglones, impuestos, total — igual que en un presupuesto. 4. Guardar.
La factura recibe un folio (por ejemplo FAC076). Este folio es legal — no lo cambies después.
Estados de la factura¶
- Borrador — armada pero no emitida ni enviada.
- Emitida — generada con folio fiscal asignado, lista para enviar.
- Enviada — entregada al cliente.
- Pagada parcialmente — recibiste un abono pero queda saldo.
- Pagada — el cliente saldó todo.
- Vencida — pasó la fecha de pago sin saldarse.
- Cancelada — anulada (con razón documentada).
Registrar un pago¶
- Abre la factura → botón Registrar pago (o pestaña Pagos).
- Llena:
- Monto — cuánto recibiste (puede ser parcial).
- Fecha de pago.
- Método — transferencia, tarjeta, efectivo, cheque, depósito.
- Referencia — número de transferencia, autorización de tarjeta, etc.
- Notas opcionales.
- Guardar.
ZaazCRM recalcula automáticamente el saldo y, si el pago cubre todo, mueve la factura a Pagada.
Enviar la factura al cliente¶
Igual que con los presupuestos: botón PDF para generar, o Enviar por correo para mandar directo desde ZaazCRM con una plantilla de correo. La factura PDF se guarda en la carpeta del cliente.
Cancelar una factura¶
Solo se cancela una factura emitida si hubo error legítimo (datos fiscales mal, monto incorrecto, servicio nunca prestado):
- Abre la factura → Editar.
- Cambia Estado a Cancelada.
- Llena Razón de cancelación — obligatorio para auditoría.
- Guardar.
Una factura cancelada no se elimina. Queda visible en reportes pero no cuenta en los totales activos. Si necesitas refacturar, crea una nueva.
Reportes de cobranza¶
Desde Reportes puedes ver:
- Facturas vencidas (cuánto te deben y desde cuándo).
- Cobranza del mes/trimestre/año.
- Cobranza por vendedor o por cliente.
Ten cuidado con¶
- No edites una factura emitida. Si los datos cambian, cancela y crea una nueva. Editar una factura ya emitida puede tener implicaciones fiscales según tu jurisdicción.
- El estado Vencida no se aplica automáticamente a menos que tu administrador haya configurado un flujo de trabajo. Revisa periódicamente.
- Los datos fiscales se toman del cliente al momento de emitir. Si el cliente actualiza después su RFC o dirección fiscal, las facturas viejas siguen con los datos originales — correctos al momento de emisión.
- No registres dos veces el mismo pago. Antes de marcar un pago, revisa la pestaña Pagos por si alguien del equipo ya lo registró.