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Flujos de trabajo

Por qué importa

Un flujo de trabajo (workflow) es una automatización: "cuando pase X, haz Y automáticamente". Con flujos:

  • Cuando se crea un prospecto → asignar al vendedor del día y notificarle.
  • Cuando un prospecto cambia a "Ganado" → crear automáticamente una factura.
  • Cuando una factura está vencida 30 días → marcar como Vencida y mandar recordatorio.
  • Cuando se crea un caso urgente → notificar al supervisor inmediatamente.

Bien usados, los flujos te ahorran horas semanales.

Estructura de un flujo

  1. Disparador (START) — qué evento lo activa.
  2. Bloques — pasos (condiciones, acciones, esperas).
  3. Conexiones — orden de ejecución.

Crear un flujo

  1. Barra lateral → Configuración → Flujos de trabajo → Crear.
  2. Llena: nombre, módulo, estado.
  3. Guardar.

Aterrizas en el editor visual con un bloque START.

Screenshot: editor de flujos

Configurar el disparador

  • Tipo: Creación, Actualización, Eliminación, Cambio de etapa, Programado, Manual.
  • Filtros opcionales — solo dispara si se cumplen condiciones.

Agregar bloques

  • Condición (IF) — dirige el flujo por ramas.
  • Enviar correo.
  • Crear notificación.
  • Actualizar campo.
  • Crear registro.
  • Asignar a usuario.
  • Generar PDF.
  • Espera — pausa antes del siguiente bloque.
  • Webhook — llama servicio externo.

Conectar bloques

Arrastra conexiones entre bloques. Para Condición, dos ramas (verdadero/falso).

Probar y activar

  1. Guardar.
  2. Probar con registro de ejemplo (modo de prueba).
  3. Cambia estado a Activo.

Monitorear ejecuciones

Pestaña Historial del flujo: cuándo se ejecutó, qué registro lo disparó, resultado.

Ten cuidado con

  • Flujos circulares — bucle infinito.
  • Flujos que mandan muchos correos — puede afectar reputación SMTP.
  • Cambios en flujos activos afectan inmediatamente.

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